برنامه‌ریزی منابع؛ پایه چابکی سازمان‌ها

به گزارش می متالز، سرعت فزاینده تغییرات فناورانه، از یکسو و تغییر ماهیت تقاضای مشتریان و رقابت شدید بین سازمان‌ها در محیطی ناپایدار و پیش‌بینی‌ناپذیر، از سوی دیگر سبب شده است که سازمان‌ها برای برتری یافتن بر رقبا و تامین بهتر نیاز مشتریان به دنبال کسب مزیت‌های رقابتی تازه باشند و چابکی خود را افزایش دهند.

نرم‌افزار ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) در واقع یک نرم‌افزار مدیریت کسب و کار است. این نرم‌افزار، امکانی را برای سازمان‌ها فراهم می‌آورد تا بتوانند با استفاده از اطلاعات یکپارچه نسبت به ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای سازمانی خود اقدام کنند؛ این اقدام موجب افزایش شفافیت، دقت، سرعت و کارآمدی فرآیندهای جاری می‌شود.

میثم سخنگو، مدیر عامل شرکت آوید سامانه رایمون در خصوص ضرورت استفاده از نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی چنین می‌گوید: این نرم‌افزارها امکان مدیریت اطلاعات کارآمدتری را فراهم می‌کنند. در نتیجه  از نظر کارشناسان این حوزه مدیریت اطلاعات به بینش بهتر نسبت به وضعیت کسب‌وکار می‌انجامد و در شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها، نقاط قوت و ضعف سازمان سرعت و دقت بیشتری به کمک مدیران سازمان‌ها می‌آید.

درهمین راستا کارشناسان معتقدند میزان چابکی یک سازمان، رابطه مستقیمی ‌با شفافیت، دقت و سرعت در فرآیندهای جاری سازمان دارد. اینجاست که اهمیت در اختیار داشتن یک نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی، آشکار می‌شود.

چرا یکپارچگی منابع سازمانی مهم است؟

عادت شرکت‌هاست که از سیستم‌های متفاوت و مجزا، برای مدیریت بخش‌های مختلف سازمان استفاده می‌کنند. یک سیستم برای مدیریت فروش، سیستمی ‌دیگر برای مدیریت موجودی انبار، سیستمی ‌برای مدیریت بخش حسابداری و مالی و...  در این حالت به اصطلاح گفته می‌شود که سازمان از نرم‌افزارهای جزیره‌ای استفاده می‌کند، زیرا در این روش واحدهای مختلف سازمان شبیه جزیره‌هایی دورافتاده از هم فعالیت می‌کنند و نقاط مبهم زیادی در فرآیندهای جاری سازمان ایجاد می‌شود.

مدیرعامل این مجموعه معایب اصلی استفاده از نرم‌افزارهای جزیره‌ای را افزایش دوباره‌کاری‌ها می‌داند و توضیح می‌دهد: افزایش موازی‌کاری و تناقضات در گزارش‌های سازمانی، گسستگی اطلاعات و عدم هماهنگی بین واحدهای سازمان از معایب اصلی استفاده از نرم‌افزارهای جداگانه است. در حالی که یک نرم‌افزار ERP با پوشش تمام بخش‌های یک سازمان، به راحتی می‌تواند این مشکل را برطرف کند. در اختیار داشتن اطلاعات یکپارچه بینش بهتری از کسب‌وکار برای مدیران ایجاد می‌کند. همچنین از مزایای یکپارچگی اطلاعات می‌توان به افزایش بهره‌وری، بهبود ارتباطات، گزارش‌های جامع و کارآمد و افزایش شفافیت؛ در فرآیندهای کلیدی سازمان، کاهش چشمگیر تاخیرات، ضایعات، خطاهای انسانی و افزایش بهره‌وری، ریشه‌یابی مشکلات سازمان، محاسبه دقیق بهای تمام‌شده محصولات و تعیین حاشیه سود، اصلاح ساختاری و فرآیندی در سازمان، تصمیم‌گیری بهتر و سریع‌تر با در دست داشتن گزارش‌های کامل در کمترین زمان اشاره کرد. به علاوه این نرم‌افزارها تمام واحدهای درون‌سازمانی می‌توانند با هم مرتبط شوند و ارتباط موثری بین بخش‌های مختلف سازمان فراهم کنند. به علاوه اصلاح فرآیندهای کلی، امکان اصلاح ساختار سازمانی، امکان اخذ گزارش‌های جامع و بین واحدی از مسیر این نرم‌افزارها، ممکن می‌شود.

وی در ادامه در خصوص تفاوت نرم‌افزار ERP با دیگر نرم‌افزارهای سازمانی CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان)، SCM (مدیریت زنجیره تامین) و ... اضافه می‌کند:  نرم‌افزار ERP برای مدیریت واحدهای درون‌سازمانی و ارتباط آنها با یکدیگر استفاده می‌شود. در حالی که نرم‌افزارهای مشابه عمدتا وظیفه تعاملات سازمانی با خارج آن را برعهده دارند. به طور کلی یک نرم‌افزار ERP باید بتواند برای رفع نیازهای هر بخش از سازمان راهکاری ارائه دهد و ارتباط موثر بین واحد‌ها را تضمین کند.

از این پس مغایرت بین داده‌های سازمانی را فراموش کنید

مقام مسوول این مجموعه در پاسخ به این سوال که این نرم‌افزار یکپارچه چگونه در برابر تضاد بین داده‌های سازمانی می‌ایستد، تشریح می‌کند: برای پاسخ به این سوال ابتدا باید علل ایجاد مغایرت و خرابی دیتا شناسایی شود. از جمله دلایل اصلی ایجاد مغایرت بین داده‌های سازمان می‌توان به مواردی چون خطای انسانی هنگام ثبت اطلاعات، عدم به‌روزرسانی اطلاعات در نرم‌افزارهای مختلف درون سازمان، عدم اطلاع‌رسانی آخرین تغییرات به واحدهای مختلف سازمان و تخمین نادرست یا محاسبه با ضریب خطای بالا در اطلاعات محاسباتی اشاره کرد. نرم‌افزار ERP با استفاده از ایجاد محدودیت‌های دسترسی، دسته‌بندی اطلاعات و بررسی صحت داده‌های وارده در هنگام ثبت و ویرایش، از بروز خطاهای انسانی جلوگیری می‌کند. به عنوان مثال به برخی از پرسنل انبار اجازه ثبت سندهای خاصی داده می‌شود یا هنگام ثبت سند انبار تنها کالاهایی را به کاربر نشان می‌دهد که مربوط به انبار انتخاب شده باشد. یکی از مزایای ذخیره داده‌ها در یک پایگاه داده مرکزی و ایجاد یکپارچگی در آنها، این است که نیاز به ثبت دو یا چندباره داده‌ها در نرم‌افزارهای جداگانه وجود ندارد. بنابراین احتمال ایجاد مغایرت بین داده‌ها کاهش می‌یابد. همچنین در این حالت زمانی که اطلاعات خاصی ویرایش می‌شود، این تغییرات در سراسر سازمان لحاظ می‌شود و خطای ناشی از عدم هماهنگی به صفر می‌رسد. انجام محاسباتی مثلا محاسبه بهای تمام شده در سیستم ERP، با فراخوانی اطلاعات موردنیاز بخش‌های مختلف نرم‌افزار که در سراسر سازمان جاری است؛ انجام می‌شود. بنابراین خطای ناشی از استفاده از اطلاعات تخمینی در محاسبات برطرف می‌شود.

کاهش هزینه‌های سازمان با مدیریت یکپارچه منابع

نبود یکپارچگی در مدیریت منابع سازمانی، یکی از دلایل افزایش هزینه‌های سازمان شناخته می‌شود. مدیرعامل این شرکت می‌افزاید: سیستم ERP موجب افزایش سهولت، دقت و سرعت در گردش اطلاعات  بین واحدهای درون‌سازمانی می‌شود. همچنین به سازمان اجازه می‌دهد تا گردش اطلاعاتی کارآمد و بهینه‌ای در سراسر بخش‌های سازمان رخ دهد. افزایش هماهنگی بین واحدها، کاهش موازی‌کاری‌ها، پیگیری و ریشه‌یابی دقیق مشکلات سازمان، کاهش چشمگیر خطای انسانی، شناسایی سریع گلوگاه‌ها، افزایش شفافیت و تصمیم‌گیری سریع‌تر و دقیق‌تر از نتایج بهبود گردش اطلاعات در سازمان خواهد بود. برای مثال یک کارخانه تولیدی را در نظر بگیرید که از سیستم ERP استفاده می‌کند. مدیران این کارخانه اطلاعات دقیقی از میزان موجودی کالاها در انبارها، میزان محصولات تولید شده، در حال تولید، میزان ضایعات، تعداد کالاهای موجود در خط تولید، میزان سفارش‌های در راه، وضعیت پیمانکاران، وضعیت مشتریان، وضعیت تعمیرات و نگهداری دستگاه‌ها، ارزش دارایی‌های ثابت، هزینه منابع انسانی و بهای تمام شده محصولات در دست خواهند داشت.

با در دست داشتن چنین اطلاعاتی می‌توان ارسال به موقع مواد به خط تولید را تضمین کرد، علل افزایش ضایعات را شناسایی و نسبت به رفع آنها اقدام کرد، برای تامین به موقع موجودی انبار برنامه‌ریزی مناسب داشت، نسبت به محاسبه دقیق بهای تمام شده تولید هر محصول اطمینان حاصل کرد، از اتلاف زمانی ناشی از عدم هماهنگی‌ها اجتناب کرد، از وضعیت نقدینگی شرکت آگاه بود و گزارش‌های جامع از وضعیت سازمان در لحظه دریافت کرد. در نتیجه تصمیم‌ها با اطلاعات کامل و دقیق اتخاذ می‌شود و دستیابی به اهداف راحت‌تر خواهد بود.

چالش‌ها و بازار فعالیت شرکت‌های تولید نرم‌افزار در تنگنای تحریم‌ها

وی در ادامه درخصوص وضعیت بازار رقابت تولید نرم‌افزارهای یکپارچه‌سازی منابع سازمانی، چنین می‌گوید: خوشبختانه تعداد شرکت‌هایی که مایل به پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP در سازمان خود هستند رو به افزایش است یکی از دلایل این امر افزایش رقابت در صنایع گوناگون است. با افزایش رقابت شرکت‌ها سعی می‌کنند مزیت‌های رقابتی جدیدی برای خود ایجاد کرده و با استفاده از این نرم‌افزار می‌توان علاوه بر کاهش هزینه‌ها، کیفیت ارائه خدمات و محصولات به مشتریان را نیز افزایش داد. تغییر سریع عوامل محیطی و نیاز به افزایش چابکی سازمان‌ها برای مواجهه با این تغییرات از دلایل دیگر افزایش تقاضا برای این دست نرم افزارها است. به علاوه سقوط قیمت ریال نسبت به ارزهای خارجی و اعمال تحریم‌ها در یک دهه گذشته،  مانع ورود شرکت‌های ERP خارجی به بازار ایران شده است. همچنین قیمت محصولات مشابه خارجی گاه تا چند صد برابر نرم‌افزار ERP تولید شده توسط شرکت‌های داخلی است. قطع رابطه شرکت‌های خارجی پس از تحریم‌ها نیز شکلی از عدم اعتماد در بازار داخلی ایجاد کرده است. البته با این وجود، تعداد شرکت‌های ارائه‌دهنده این نرم‌افزار در ایران نسبت به گذشته افزایش داشته، زیرا شاهد افول انحصارگری در بازار، افزایش نوآوری‌ها و بهبود مستمر در ارائه خدمات هستیم و خواهیم بود. بازار هدف شرکت‌های ERP  بسته به نوع صنعت یا صنف و میزان بزرگی سازمان مشتری می‌تواند متفاوت باشد. به طور مثال نیازهای پالایشگاه‌ها، تولیدی‌ها، نیروگاه‌ها، وزارتخانه‌ها، فروشگاه‌ها، بیمارستان‌ها، دانشگاه‌ها، شرکت‌های بیمه و... با هم متفاوت است. بنابراین مشتریان باید قبل از آنکه اقدام به خرید نرم‌افزار ERP کنند نیاز‌های خود را با دقت شناسایی کنند.

وی اضافه می‌کند: از مشکلات اساسی که در حوزه نرم‌افزارهای ERP با آن روبه‌رو هستیم می‌توان به افزایش قیمت تجهیزات مربوط به شبکه (سرور، روتر، سوئیچر و...) در سال‌های اخیر اشاره کرد که به مشتریان هزینه‌های سنگینی تحمیل کرده است. همچنین کارخانه‌های تولیدی در یک دهه گذشته با مشکلات زیاد اقتصادی مواجه هستند که این موضوع باعث کاهش قدرت خرید آنها شده است. از طرف دیگر عدم استفاده از شیوه‌های نوین مدیریتی در شرکت‌های داخلی و عدم توجه کافی به فرهنگ سازمانی باعث شده تا مدیران نتوانند از ظرفیت کامل نرم‌افزارهای ERP در سازمان خود استفاده کنند به طور مثال در بسیاری از شرکت‌ها گزارش‌های تاخیرات بهانه‌ای است برای محکوم و بازخواست کردن واحد مربوطه، در صورتی که باید از این گزارش‌ها برای ریشه‌یابی و بهبود مستمر فرآیندها استفاده کرد.

رایمون، نرم‌افزار ایرانی که از خاکستر نسخه‌های خارجی برخاست!

مقام ارشد شرکت آوید سامانه رایمون در ارتباط با ارزش افزوده این شرکت نسبت به رقبا می‌گوید: رایمونی‌ها پس از مطالعه میدانی و بررسی علل شکست پیاده‌سازی نرم‌افزار‌های ERP و شناسایی موانع استفاده از ظرفیت کامل آنها در صنایع گوناگون اقدام به تولید نرم‌افزار ERP  تحت وب رایمون کردند. نرم‌افزار ERP رایمون شامل سیستم‌های مالی(حسابداری، حقوق و دستمزد، دارایی ثابت، خزانه‌داری و بهای تمام شده)، سیستم‌های لجستیک (مدیریت تامین و پیمانکاری، انبار و حسابداری انبار، مدیریت فروش) و سیستم‌های تولید (اطلاعات مهندسی ساخت، سفارش‌گذاری تولید و ثبت عملکرد تولید) است. تمایز رایمون با محصولات مشابه را می‌توان در وهله اول در انعطاف‌پذیری و داینامیک بودن نرم‌افزار مشاهده کرد. نرم‌افزار‌های رایمون به صورت الگو محور طراحی شده به این معنی که مشتریان می‌توانند با توجه به فرآیندهای درون سازمانی خود با هر درجه از پیچیدگی، الگوهای موردنیاز را در سیستم تعریف کنند و در ادامه جریان‌های کاری مطابق با این الگوها در سازمان جاری خواهد شد، اما اوج تمایز محصول ما با سایر نرم‌افزارهای مشابه را می‌توان در سیستم‌های مدیریت تولید و بهای تمام‌شده مشاهده کرد. سیستم مدیریت تولید رایمون طوری طراحی شده که توانایی پیاده‌سازی در تمامی ‌خطوط تولید فارغ از نوع صنعت و میزان پیچیدگی آنها را داشته باشد. برای رسیدن به این هدف باید سیستمی ‌طراحی می‌شد که کاربران بتوانند بدون نیاز به داشتن مهارت برنامه‌نویسی و در کوتاه‌ترین زمان فرم‌های دلخواه خود را برای ثبت اطلاعات و اخذ گزارش‌ها ایجاد کنند. تا پیش از این کارخانه‌ها برای تحقق این هدف مجبور بودند با صرف هزینه‌های گزاف نرم افزار مخصوص به خود را طراحی کنند، اما اکنون می‌توانند با سرمایه اندک سیستم مدیریت تولید دلخواه خود را داشته باشند. در مورد سیستم محاسبه بهای تمام شده نیز باید گفت پس از مطالعات میدانی متوجه شدیم که نرم‌افزارهای موجود در بازار به‌صورت کاملا استاتیک طراحی شده‌اند یعنی اطلاعات باید به صورت تقریبی توسط کاربر در سیستم وارد می‌شد و محاسبات طبق فرمول‌های از پیش تعیین شده با خطای بالا محاسبه می‌شد. برای رفع این مشکل ما اقدام به ساخت سیستمی‌ کردیم که کاملا انعطاف‌پذیر بوده و قابلیت فرمول‌نویسی داشته باشد و اطلاعات موردنیاز را مستقیما از اطلاعات موجود در پایگاه داده اخذ کند با این‌کار مشتریان قادر خواهند بود بهای تمام شده محصولات خود را با دقت بسیار بالا و مطابق با روش دلخواه خود محاسبه کنند. یکی از دغدغه‌های مشتریان برای خرید نرم‌افزار ERP این است که با رشد سازمان مجبور هستند نرم‌افزار سابق خود را کنار بگذارند و با صرف هزینه زیاد نرم افزاری را تهیه کنند که پاسخگوی نیازهای جدید آنها باشد یا آنکه از همان ابتدا نرم‌افزاری را خریداری کنند که برای شرکت‌های بزرگ ساخته شده، این کار هم از لحاظ مالی و هم از لحاظ فنی برای بسیاری از شرکت‌ها مقدور نیست. نرم‌افزار رایمون به‌صورت ماژولار طراحی شده است و این امکان به آنها داده شده از هر سیستم تنها امکاناتی را تهیه کنند که متناسب با نیازهای فعلی آنها باشد و زمانی‌که سازمان‌شان توسعه پیدا کرد نسبت به توسعه امکانات نرم‌افزار اقدام کنند بدون آنکه مجبور به خریداری نرم‌افزار جدید باشند. در واقع این محصول قابلیت پیاده‌سازی در یک کارگاه پنج نفره تا یک هلدینگ چند هزار نفره را خواهد داشت. شرکت آوید سامانه رایمون ارائه نرم‌افزارها به‌صورت رایانش ابری و تولید نرم‌افزارهای دیگر سازمانی همچون BPMS (سیستم مدیریت فرآیند‌های سازمانی)، CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان) و SCM (مدیریت زنجیره تامین) را در دستور کار خود قرار داده است، همچنین در بلندمدت در نظر داریم تا همگام با انقلاب صنعتی چهارم (Industry ۴.۰) به مباحث بلاک‌چین، هوش مصنوعی و اینترنت اشیا بپردازیم و از این تکنولوژی‌ها در بهبود خدمات فعلی و ارائه خدمات جدید استفاده کنیم.