پشتیبانی از تصمیم گیری مدیران ارشد

به گزارش می متالز، در ادامه این مقاله آمده است:

دو بخش برای توسعه ESSوجود دارد:

اولا: شما به یک روش شناسی نیاز دارید تا دقیقا همان نکته خاصی که برای یک شرکت نیاز دارید را مدیریت کنید و اطلاعات عملکرد واقعا مهم است.
دوم: شما باید سیستم هایی را ایجاد کنید که قادر به ارایه این اطلاعات در زمان مناسب به افراد مناسب باشد.
در حال حاضر، روش پیشرو برای درک اطلاعات واقعا مهم مورد نیاز مدیران شرکت، روش Balanced scorecard method نامیده می شود. این روش یک چارچوب برای راه اندازی یک برنامه استراتژیک شرکت با تمرکز بر نتایج قابل اندازه گیری در چهار بعد عملکرد شرکت است که عبارتند از:

• مالی
• فرایند کسب وکار
• مشتری
• یادگیری و رشد

عملکرد در هر ابعاد با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد (KPIS) اندازه گیری می شود،که اقدامات پیشنهادی توسط مدیریت ارشد برای درک این موضوع است که شرکت فعالیت های خود را چگونه در هر سطح مشخص انجام می دهد.
به عنوان مثال: یک شاخص کلیدی اینکه چگونه یک شرکت خرده فروش آنلاین با اهداف عملکرد مشتری خود مواجه است واگر شرکت شما یک بانک باشد یکی از KPI عملکرد فرایند کسب وکار ،طول زمان مورد نیاز برای انجام یک عملکرد اساسی مانند ایجاد یک حساب کاربری جدید است.
به نظر می رسد چارچوب balanced scorecard method  متعادل باشد،زیرا باعث می شود تا مدیران بیشتر بر عملکرد مالی متمرکز شوند. در این دیدگاه عملکرد مالی نتیجه اقدامات گذشته است و مدیران باید بر روی آنچه که امروزه می توانند تاثیر بگذارند، تمرکز کنند.

مانند کارایی فرایند کسب وکار، رضایت مشتری وآموزش کارکنان

هنگامی که یک balanced scorecard method  توسط مشاوران ومدیران اجرایی توسعه یافت ،گام بعدی اتوماسیون جریان اطلاعات به دیگر مدیران برای هر یک از شاخص های عملکرد کلیدی است و صدها شرکت مشاوره ونرم افزاری وجود دارد که این قابلیت ها را ارایه می دهند.
هنگامی که این سیستم ها اجرا می شوند اغلب آنها به عنوان ESS  نامیده می شوند.

مدیریت کیفیت کسب وکار(BPM)

یکی دیگر از روش های مرتبط ،مدیریت کسب وکار (BPM) است. BPM  ابتدا توسط یک گروه صنعتی در سال 2004 تعریف شده است. BPM تلاش می کند تا استراتژی های شرکت را به اهداف عملیاتی ترجمه کند.(به عنوان مثال: تمایز تولیدکننده به هزینه های کم یا رشد سهم بازار)
هنگامی که استراتژی ها واهداف شناسایی می شوند،مجموعه ای از KPIها توسعه می یابند که پیشرفت را در راستای اهداف سنجش میکنند و سپس عملکرد شرکت را با اطلاعات که از سیستم پایگاه داده سازمانی شرکت تهیه شده است ،اندازه گیری می کند.
 BPMاز ایده های مشابه به عنوان balanced scorecard method  استفاده می کند که با استراتژیک قوی تر است.

ESS

داده های شرکت برای ESS توسط برنامه های سازمانی موجود شرکت(برنامه ریزی منابع سازمانی،مدیریت زنجیره تامین ومدیریت ارتباط با مشتری) فراهم می شود.
ESS همچنین دسترسی به سرویس های خبری ،پایگاه های اطلاعات مالی بازار،اطلاعات اقتصادی وسایر اطلاعات خارجی را که نیاز به رشد دارند،فراهم می کند واگر مدیران نیاز به دید دقیق تر از داده ها داشته باشند ESS این توانایی را در اختیار دارد.
ESS به خوبی طراحی شده وکمک به مدیران ارشد در زمینه های نظارت برعملکرد سازمانی،پیگیری فعالیت های رقبا،تشخیص شرایط بازار ،تغییر وشناسایی مشکلات وفرصت ها می کند.
کارکنان در سلسه مراتب شرکت های کوچک نیز از این سیستم ها برای نظارت و اندازه گیری عملکرد کسب وکار در حوزه مسئولیت های خود استفاده می کنند.

اطلاعات موجود در سازمان باید یک سری ویژگی ها داشته باشد که عبارتند از:

1. باید اطلاعات عملی باشند.
2. به راحتی قابل دسترس باشند.
3. در هنگام تصمیم گیری ها به راحتی قابل استفاده باشند.

 اگر کاربران دچار مشکلاتی در شناسایی معیارهای بحرانی در گزارشاتی که دریافت می کنند،باشد بهره وری کارکنان وعملکرد کسب وکار با سختی همراه است.

سیستم های پشتیبانی تصیم گیری گروهی( GDSS)

DSS تصیم گیری فردی است که ما تاکنون بر آن تمرکز کرده ایم،با این حال کارهای بسیار زیادی در گروههای درون شرکت انجام می شود که یک گروه خاص از سیستم هایی به نام سیستم های تصمیم گیری پشتیبانی گروهی (GDSS) برای پشتیبانی از تصیم گروهی وسازمانی ایجاد شده است.
 GDSSیک سیستم کامپیوتری است که مبتنی بر تعامل برای تسهیل راه حل مشکلات غیرساختاری توسط مجموعه ای از تصمیم گیران است که با هم به عنوان یک گروه در همان محل یا در مکانهای مختلف کار میکنند.
 سیستم های همکاری و ابزارهای مبتنی بر وب که برای کنفرانس های ویدوئی و جلسات الکترونیکی استفاده می شوند از برخی فرایندهای تصمیم گیری گروه پشتیبانی می کنند، اما تمرکز اصلی آنها بر ارتباطات است.
GDSS با این حال ابزار وفن آوری هایی را به طور صریح به سمت تصمیم گیری گروهی ارایه می دهد.
جلسات هدایت شده توسط GDSS در اتاق های کنفرانس با ابزارهای سخت افزار ونرم افزاری خاص برای تسهیل در تصمیم گیری گروهی انجام می شود.
 سخت افزار شامل کامپیوتر وتجهیزات شبکه ،پروژکتورهای سرپوشیده وصفحه نمایش است و نرم افزارها ملاقات الکتریکی ویژه جمع آوری اسناد ،رتبه ها، ویرایش ها و ایده های ارایه شده در جلسه تصمیم گیری را ذخیره میکند.
 GDSS دقیق تر از یک تسهیل کننده حرفه ای استفاده می شودو آن تسهیل کننده ابزارهای نرم افزاری را انتخاب می کند و به سازماندهی و اجرای جلسات  کمک می کند.
 GDSS پیشرفته برای هر کدام از شرکت کنندگان در جلسات یک رایانه رومیزی تحت کنترل فردی اختصاص می دهد و هیچ کس نمی تواند سایر افراد در رایانه هایشان چه کاری انجام می دهند تا اینکه شرکت کنندگان آماده اشتراک اطلاعات باشند.ورودی آنها بر روی یک شبکه به یک سرور مرکزی منتقل می شود که اطلاعاتی را که از سوی جلسه تهیه شده است ذخیره می کند وبرای همه در شبکه در دسترس است و همچنین داده ها می توانند بر روی یک صفحه نمایش بزرگ در اتاق جلسه پیش بینی شوند.
GDSS امکان افزایش اندازه جلسه را در حین افزایش بهره وری را دارد،زیرا افراد به طور همزمان در یک جلسه شرکت می کنند.
یک GDSS یک فضای مشترک را با تضمین ناشناس بودن همکاران فراهم میکند،بطوریکه شرکت کنندگان بدون هیچ گونه ترسی از انتقاد سایر همکاران یا ترس از رد شدن ایده هایشان ندارند.
ابزارهای نرم افزاری GDSS از روش های ساختاری برای سازماندهی و ارزیابی ایده ها و برای حفظ جلسات استفاده می کند،بنابراین افراد را قادر می سازد تا پس از جلسه اطلاعات مورد نیاز را پیدا کنند. اثربخشی GDSSبستگی به ماهیت مشکل و گروه و چگونگی برنامه ریزی و انجام یک جلسه دارد.