مدیریت دارایی‌های صنعت نفت در مقابله با کرونا

به گزارش می متالز، تاثیر از دست دادن کارکنان و کارگران که سرمایه اصلی صنعت محسوب می‌شوند نیز مزید بر فروپاشی اقتصادی اتفاق افتاده است، موضوعی که کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد.

آنچه مشهود است بلایای طبیعی شناخته‌شده، عموماً بر دارایی‌های فیزیکی تأثیر می‌گذارد و عامل مهم بعد از این بلایا، بازیابی مجدد قابلیت‌های دارایی‌های مذکور است، اما موارد همه‌گیری (مانند کووید۱۹) بر توانایی‌های مدیریت دارایی انسانی و افراد تأثیر می‌گذارد.

هدف بازیابی در این مواقع بازگردانی ظرفیت مجدد کارکنان و مدیریت و کنترل توانایی‌های سازمانی است. سوال این است که چرا در بسیاری از صنایع خصوصاً صنایع نفت، گاز و پتروشیمی، برنامه‌های استمرار عملیات جاری یا برنامه‌های تداوم کسب و کار نتوانسته‌اند جهت‌گیری و راهنمایی‌های لازم برای پاسخگویی به همه‌گیری را ارائه دهند؟

بیشترین همکاری‌های مهم و مرسوم زیرساختی برای واکنش و بازیابی خدمات پس از بلایای طبیعی متمرکز هستند. در مورد بلایای طبیعی، تأثیر اصلی بر دارایی‌های فیزیکی سازمان است. سیل، آتش‌سوزی، زمین‌لرزه و تروریسم به طور معمول توانایی سازمان را برای ادامه خدمات به دلیل غیرفعال بودن ناوگان، امکانات، زیرساخت‌ها یا سیستم‌ها تحت تأثیر قرار می‌دهد، اما در مورد بیماری‌های همه‌گیر اینگونه نیست.

در این موارد، توانایی مدیریت دارایی انسانیعمدتا افراد آن است که به طور قابل توجهی تحت تأثیر قرار می‌گیرد. بدون کنترل فرآیندها و سیاست‌های مدیریتی مشخص در این خصوص، سازمان با از دست دادن موقتی یا دائمی کارکنان آسیب می‌بیند و به‌دلیل شرایط بعد آن، از مقاومت و تاب‌آوری بیشتری در آتیه برخوردار نیست. پاسخ و بازیابی سریع قابلیت‌های کسب و کار و همچنین ایجاد تغییراتی در نحوه عملکرد و نگهداری دارایی‌ها، نیاز به چارچوبی مشخص دارد که اقدامات دخالت در امور و مدیریت دارایی را با اهداف سازمان خصوصاً اهداف خدمات فعلی را با بازنگری‌های جدید سازمان هماهنگ کند.

مدیریت دارایی واسط خوبی برای برنامه عملیات اقتضایی در شرایط همه‌گیری است.

مدیریت دارایی یک فرآیند تخصیص و بهینه‌سازی منابع است و شناسایی کار مناسب، انجام آن در زمان مناسب و تکمیل کار درست برای دستیابی به سطوح مناسب تولید خدمات از ارکان آن است.

در واقع، دارایی اصلی سازمان ایجاد کنترل‌هایی برای کاهش ریسک و ارائه خدمات حیاتی با خیال آسوده، کارآمد و موثر است. برای اثربخشی این کنترل‌ها، سازمان باید درک درستی از موارد زیر داشته باشد:

• آنچه ما سعی در کنترل آن داریم (یک ریسک/خطر)
• چگونه آن را کنترل خواهیم کرد (اقدام)
• چه کسی مسوول خواهد بود (مالک)

نتیجه کلیدی از یک برنامه مدیریت دارایی، ایجاد روش‌هایی برای اطمینان از اعمال کنترل به طور مداوم و موثر است. این شیوه‌ها منجر به برنامه‌های طولانی‌مدت برای مدیریت ریسک دارایی از منظر کارایی افراد خواهد شد.

عملکرد سازمانی:

در این زمینه، مدیریت دارایی از تداوم خدمات فراتر از وضعیت عملیاتی عادی پشتیبانی می‌کند. یک چارچوب مدیریت دارایی قوی، شرایط تنزل یافته و استرس را در قالب مدیریت ریسک دارایی و حفظ و یا بازیابی عملکرد سازمان را در قالب مدیریت کارایی‌ها در نظر می‌گیرد.

مدیریت حوادث غیرمترقبه:

مدیریت سریع بر حوادث برای جمله حوادثی که بر دارایی‌ها تأثیر می‌گذارد (به عنوان مثال بلایای طبیعی) و تأثیر بر توانایی سازمان‌ها خصوصا از منظر دارایی‌های انسانی (به عنوان مثال بیماری‌های همه‌گیر) بسار مهم است و داشتن یک برنامه مشخص از نحوه مدیریت بحران در طول مرحله واکنش به یک رویداد غیرمترقبه ضروری است، لذا به‌روزآوری زیرساخت‌ها و قابلیت‌های پشتیبانی موجود یا ایجادی برای ادامه پاسخگویی سازمان ضروری است. شیوع همه‌گیری، جامعه و تیم‌های واکنش سریع را هم در معرض خطر قرار می‌دهد. ایجاد کنترل‌ها و داشتن برنامه‌های مدیریتی مشخص، هم برای کنترل ریسک و هم برای امکان بهبود مداوم ضروری است.

بررسی تاب‌آوری سازمانی فعلی:

متخصصان جهانی بهداشت متفق‌القول هستند که تا تولید واکسن حتی بعد از آن نیز، جهان می‌تواند انتظار موج‌های بعدی COVID-19 و احتمالاً با شدت بیشتر را داشته باشد. برای آماده‌سازی بهتر سازمان‌ها برای رویدادهای آینده، اکنون زمان مناسبی برای انجام یک بررسی قابلیت اطمینان برای استمرار است.

بررسی قابلیت اطمینان استمرار، فرصت‌های بهبود در انعطاف‌پذیری عملیاتی را شناسایی می‌کند، شکاف‌های موجود در پاسخ‌های برنامه‌ریزی شده فعلی را شناسایی می‌کند و از توسعه برنامه‌های استمرار عملیات پشتیبانی می‌کند. این امکان واکنش سریع آماده به موج‌های پیش‌بینی شده مانند همه‌گیری COVID-19 را فراهم می‌کند.

برای بهبود انعطاف‌پذیری، سازمان‌ها باید عملکردهای کلی کسب و کار از جمله مدیریت فعالیت‌های اجرایی مرتبط با دارایی (نگهداری و بهره‌برداری) و فعالیت‌های مدیریتی کلان مرتبط دارایی (برنامه‌ریزی و بازاریابی استراتژیک، ارتباطات، امور مالی و حقوقی) را کاملاً در نظر بگیرند.

در یک بازبینی اساسی باید عملکردهای کلی سازمان مورد بررسی قرار گیرد. در یک سازمان، مدیریت بالغ دارایی، نه تنها باید فعالیت‌های مدیریت دارایی (نگهداری و بهره‌برداری)، بلکه باید فعالیت‌های مدیریت بر دارایی‌های کسب و کار نیز مدنظر باشد. فعالیت‌های مدیریتی مربوط به برنامه‌ریزی استراتژیک، برنامه‌ریزی خدمات و بازاریابی، امور شرکت ها ارتباطات، امور مالی و حقوقی، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است زیرا بدون برنامه ارتباطی، برنامه‌ریزی خدمات و بازاریابی مشتری بعید است به همان سرعتی که مشتریان رفتند بازگردند. به همین ترتیب، با توجه به اهداف اقتصادی فعلی و آسیب‌های وارده به دلیل همه‌گیری کرونا، در نظر گرفتن وضعیت مالی و چگونگی ادامه کار، حیاتی است. لذا باید فرصت‌های محرک و حمایتی دولت را رصد و از آنها هم به موقع استفاده کرد.

شیوع موج اول فرصتی را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا اقدامات نتیجه‌دار یا منجر به شکست را شناسایی کرده و شکاف‌های موجود را مشاهده کنند. توصیه می‌شود اقدامات اضطراری که طی همه‌گیری کنونی COVID-19 انجام شده است، با هدف بررسی اثربخشی آنها پس از بازیابی خدمات، مجددا مرور و اصلاح شود.

یک راهنمای سریع برای تداوم برنامه عملیاتی

آژانس مدیریت اضطراری فدرال ایالات متحده (FEMA) راهنمایی در مورد توسعه استمرار برنامه‌های عملیاتی تهیه و آموزش مقدماتی برای برنامه‌های تداوم عملیات موجود (اختصاراً (COOPs برای همه‌گیری کرونا ارائه داده است و به عنوان یک نیاز حداقلی، ایجاد چنین راهنمایی برای رسیدگی و واکنش به بیماری‌های همه‌گیر و تداوم کسب و کار که هم شامل تجربیات جهانی (مانند FEMA یا سایر شیوه‌های خوب جهانی) حوزه صنعت (خصوصاٌ نفت و گاز) بوده و هم با ظرفیت‌ها و قابلیت‌های ما سازگار باشد پیشنهاد می‌شود.

برای رویدادهایی که به طور همزمان بر یک سازمان تأثیر می‌گذارند، برنامه‌های استمرار جداگانه‌ای ممکن است مورد نیاز باشد اما با توجه به احتمال وجود واسطه‌ها، یک برنامه استمرار عملیاتی همه‌جانبه که چندین سناریو را در نظر می‌گیرد توصیه می‌شود.

یک برنامه مناسب (همسو با راهنمای تهیه شده) باید شامل موارد زیر باشد:

– هدف: برنامه استمرار باید روشن کند که آیا فقط یک یا چند جنبه از موضوعات را در نظر دارد.

– مفاهیم عملیات: سیستم نظارت بر یک رویداد و رویکرد بسیج فعالیت‌های اساسی پیش‌بینی شده برای پاسخگویی را توصیف می‌کند؛ از جمله سیستم‌های کنترل حادثه، موقعیت‌های اصلی و مسوولیت‌ها.

– مفروضات برنامه‌ریزی: مفروضاتی است که برنامه بر اساس آنها بنا شده است و تأثیر پیش‌بینی شده از رویداد، میزان تأثیر و بهبود مورد انتظار از رویداد را توصیف می‌کند.

– نظارت و واکنش سریع: روند نظارت (از جمله منابع اطلاعات)، سطح هشدار و اقدامات مرتبط، مراحل فوری برای تحریک واکنش، از جمله تیم‌های واکنش سریع، پرسنل اصلی و ارتباطات را توصیف می‌کند.

– برنامه‌ریزی استمرار: ارزیابی ریسک باقی مانده بر اساس اقدامات قابلیت اطمینان استمرار پیاده‌سازی شده است. برای چندین سناریو (ناشی از چند ریسک)، این بخش باید بررسی کند که هر رویداد چگونه بر یک سازمان/سیستم زیرساختی که از قبل دچار تنش شده است، تأثیر می‌گذارد.

– قابلیت استمرار: در برنامه کلی باید سیستم مدیریتی برای سازمان به طور کامل مشخص شود. سازمان‌های بالغ یک سیستم مستقر دارند، بنابراین برنامه‌های استمرار عملیات جاری می‌تواند نحوه پیاده‌سازی این سیستم را ذکر کند، از جمله:

عملگرهای ضروری – عملگرهای اساسی را توصیف می‌کند و چارچوب مدیریتی مرجع این عملگرهاست.

کارکنان ضروری – کارکنان اصلی، مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز را توصیف می‌کند.

دستورات جانشینی – حداقل سه جانشینی موثر (پنج توصیه شده) را برای پرسنل ضروری توصیف می‌کند.

هیئت‌های اقتدار – تفویض اختیارات (حداقل سه‌گانه از اقدامات قدرتی) برای رهبری ارشد را توصیف می‌کند.

استمرار خدمات – هر گونه تغییر پیش‌بینی شده در سطح خدمات به مشتری را توصیف می‌کند.

امکانات پشتیبان استمرار – استفاده از امکانات پشتیبان داخل یا خارج از سایت برای جلوگیری از انتقال بیماری‌های همه‌گیر به محیط کار مثلاً دورکاری و کار در خانه را توصیف می‌کند.

ارتباطات مداوم – کانال‌های ارتباطی و دستورات جانشینی را توصیف می‌کند (در صورت عدم دسترسی به سیستم‌ها)

اطلاعات ضروری – اطلاعات اساسی لازم برای پشتیبانی از عملگرهای اساسی (یا استانداردهای اطلاعاتی مرجع) و چگونگی دسترسی به آنها را توصیف می‌کند.

مدیریت سوابق – سوابقی را که باید در طول رویداد نگهداری شوند توصیف می‌کند (به عنوان مثال هزینه‌هایی که ممکن است قابل بازگشت باشد)

منابع انسانی – برنامه منابع انسانی را در طول رویداد توصیف می‌کند (که می‌تواند شامل تغییر در ساعت کاری و غیره باشد).

تغییر در کنترل‌ها و جهت‌دهی‌ها – در صورت لزوم، برنامه استمرار باید فرآیندهای انتقال کنترل عملیاتی یک یا چند عملکرد اساسی به یک ارائه‌دهنده خدمات آخرین گزینه را توصیف کند. این مساله برای شرایط همه‌گیری – براساس ریسک سازمان – باید هم برای بهبودی و هم برای ترمیم در نظر گرفته شود.

آزمون، آموزش و تمرین – برنامه‌ای که آزمون‌هایی را شامل باشد که چه چیزی قابل استفاده است. برنامه استمرار عملیات  باید برنامه‌های آزمون و آموزش را برای اطمینان از انعطاف‌پذیری عملیاتی تعیین کند.

بازسازی – روند بازگشت به عملیات قبل از رویداد همه‌گیری را توصیف می‌کند.

تقویت مقاومت و تاب‌آوری سازمان

از نقطه‌نظر مدیریت دارایی، ایجاد استمرار برنامه‌های عملیاتی تنها بخشی از تصویر است. برای مدیریت کامل ریسک‌ها و حفظ عملکرد سازمان فعالیت‌های زیر توصیه می‌شود:

سطح هشدار

سطح هشدار سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا به طور کامل برای پاسخگویی به رویداد و بهبود آن آماده شوند و برنامه‌ریزی و زمان‌بندی لازم را برای به حداقل رساندن تأثیر و به حداکثر رساندن ایمنی کارکنان به‌عمل آورند. به عنوان مثال:

هشدار سطح ۱ – وجود تهدید: دستورکارهای لازم برای بررسی و چک تجهیزات حیاتی که ممکن است برای پشتیبانی تولید یا خدمات ضروری استفاده شود، صادر گردد.

هشدار سطح ۲ – تهدید قریب‌الوقوع: برنامه‌ریزی نیروی کار واکنش سریع را انجام داده و کارکنان آماده شوند تا در آرایش برنامه‌های در شرایط بحرانی به نیروی کار تغییریافته ناشی از شرایط تبدیل شوند.

هشدار سطح ۳ – خدمات ضروری: یک برنامه نگهداری و تعمیر ویژه و تنظیم‌شده با شرایط همه‌گیری را پیاده‌سازی و فقط برای پشتیبانی از تولید/خدمات ضروری برنامه تعمیرات اساسی مهم اجرا و بقیه تعلیق شود.

سیستم مدیریت

توسعه یک سیستم مدیریت که هم از استمرار عملیات و هم از بهبود آن پشتیبانی می‌کند لازم است با ایجاد روش‌هایی برای اطمینان از کنترل‌های مستمر به طوری که برای همه روشن باشد چه کسی چه کاری را انجام می‌دهد و چه چیزی مورد انتظار است، همچنین برای شرایط اضطراری، ارائه کتابچه مقررات برای سازمان برای تسریع در تغییر وضعیت و آرایش جدید کاری کارمندان را امکان‌پذیر می‌کند. یک مزیت بلندمدت این است که سیستم‌های مدیریتی از طریق ممیزی/ارزیابی فرآیند، امکان بهبود مداوم را فراهم می‌سازند و انحرافات را کاهش داده و باعث بهبود عملکردها و کاهش ریسک‌ها می‌شود.

قوانین وظیفه‌ای در راستای پشتیبانی از سیستم مدیریت سازمان‌ها، باید راهنمایی برای ایفای نقش‌های اساسی توسط کارکنان ضروری باشد و جانشینان را قادر سازد تا به سرعت اقدام کنند. همچنین تیم‌های واکنش سریع و پشتیبانی، آخرین راه‌حل‌ها را برای دسترسی سریع و امکان ادامه فعالیت‌های ایمن فراهم کند.

بهبود اطلاعات دارایی

شناسایی تجهیزات ضروری مورد نیاز برای پشتیبانی از واکنش به تهدیدات بسیار مهم است. داشتن اطلاعات دقیق دارایی‌های سازمان – از جمله ویژگی‌های فیزیکی، شرایط، وضعیت کاری، موجودی کالا از واکنش سریع پشتیبانی می‌کند و نتیجه آن برای محیط کار ایمن‌تر است

شناخت انواع دارایی و شرایط، امکان پاسخگویی با بازدید کمتر از سایت را فراهم می‌کند. شناسایی اطلاعات ضروری و انتقال داده و کنترل از راه دور از جمله SCADA، اینترنت اشیا (IOT) و سایر دستگاه ها نیز عملکرد ایمن را هم در هنگام سرویس عادی و هم در هنگام واکنش اضطراری بهبود می بخشد.

عملگرهای ضروری، آموزش و ارزیابی

با استفاده از یک سیستم مدیریتی و برنامه‌های تدوین شده استمرار عملیات، سازمان‌ها باید برای آموزش کارکنان در مورد برنامه‌های فوق، از جمله سیاست‌های مدیریت و روش‌های تضمین‌کننده حالت «آماده» در همه زمان‌ها، کار کنند. اجرای تمرینات دوره‌ای، از جمله اجازه دادن به جانشینان برای انجام کامل وظایف، انعطاف‌پذیری سازمان را بهبود می‌بخشد.

ایجاد انعطاف‌پذیری زنجیره تأمین

افزایش جهانی شدن و ضرورت تحویل به موقع خوراک تولید، اقلام مصرفی و یدکی، خطرات عظیمی را در توانایی سازمان‌ها برای واکنش در شرایط بحرانی ایجاد کرده است. شناخت توانایی و تاب‌آوری زنجیره تأمین برای ادامه تهیه موجودی کالا یا افزایش منابع تامین، بسیار حیاتی است. سازمان‌ها باید برای ایجاد حداقل سطوح فعالیتی و مدیریتی که هم از عملیات عادی و هم از عملیات تحت برنامه استمرار پشتیبانی کند تلاش کنند.

برنامه‌های مدیریت موجودی ثانوی یا اصطلاحا «برنامه دوم» باید ایجاد شود که منابع جایگزین یا محصولات جایگزین را در نظر بگیرند. همچنین برای اطمینان از اینکه سازمان در صورت لزوم قادر به افزایش تأمین منابع به صورت اضطراری است، باید مرتباً یک زنجیره تأمین ارزیابی شود. این بررسی شامل لیست تامین‌کنندگان و اطمینان از در دسترس بودن محصولات و جاری بودن قراردادها و مناسب بودن آنهاست.

نتیجه‌گیری

ایجاد تمهیدات و زیرساخت‌های حیاتی صنعت نفت و گاز برای حمایت از فعالیت‌های بازیابی و تعمیرات و برگشت به حالت نرمال ضروری است. پرهیز از تجمع و پخش شدن افراد فقط در مورد فاصله اجتماعی نباشد، بلکه تیم‌ها را قادر سازد تا با تعامل بدنی محدود، هماهنگ کار کنند. برای آماده‌سازی برای موج‌های بعدی همه‌گیری مانند COVID-19 سازمان‌ها باید برنامه‌هایی برای پیش‌بینی و آموزش چارچوب‌های قوی مدیریتی فعالیتی در جهت تدوین یک بسته واکنش اضطراری، در جهت کنترل و مدیریت ریسک‌های ناشی از همه‌گیری برای استمرار تولید، توقفات، بازیابی و تعمیرات تحت عنوان «برنامه استمرار عملیات» داشته باشند.

وجود یک برنامه مناسب استمرار عملیات در چارچوب مدیریت دارایی با در نظر گرفتن هر دو نوع فعالیت‌های مدیریت دارایی اعم از: فعالیت‌های عملیاتی شامل نگهداری، بهره‌برداری و تدارکات و فعالیت‌های مدیریتی شامل برنامه‌ریزی استراتژیک، بازاریابی، حفظ و ارائه خدمات به مشتریان و تأمین مالی، تاب‌آوری سازمان را در شرایط همه‌گیری تقویت می‌کند.