روابط عمومی‌ها حافظ منافع سازمان و مشتریان

به گزارش می متالز، روابط عمومی هدف و چگونگی اجرای برنامه‌ها را ترسیم کرده، پس لازم است مدیر و کارکنان به وی اعتماد داشته و سعی در تعامل با این بخش موثر سازمان داشته باشد. با توجه به اینکه روابط عمومی حافظ منافع سازمان مربوط و مشتریانی است که با آن سروکار دارند، باید به آن به قدری بها داد که به مفاهیم و ارتباطات دوسویه بپردازد. روابط عمومی‌ها در جهت بهبود ارتباطات درون‌سازمانی می‌توانند از شیوه‌های گوناگون استفاده کنند. نقش روابط عمومی‌ها در ارتباط درون‌سازمانی و بهبود آن بسیار موثر است. استفاده از ابزارهای اطلاع‌رسانی مناسب می‌تواند در انتقال صحیح پیام‌ها موثر باشد و این انتقال درست، تاثیرگذارتر نیز است. روابط عمومی با نظرسنجی و سنجش افکار عمومی درون‌سازمانی می‌تواند پیام و محتوای موردنیاز را تولید کند. اگر محتوا متناسب با نیاز و کارشناسی شده منتشر نشود بدون شک سازمان دچار مشکل خواهد شد و سازمان در بی‌خبری به‌سر خواهد برد. درواقع شناسایی نیازها و تولید پاسخ‌ها و نشر آن از مجراهای مناسب و مختلف می‌تواند در بهبود ارتباطات درون سازمانی موثر باشد. برگزاری نشست‌های گروهی با کارکنان و ملاقات مدیرعامل، مدیران و معاونان به شکل خصوصی با کارکنان از اقداماتی است که در راستای بهبود ارتباطات درون‌سازمانی موثر خواهد بود. یکی از فعالیت‌های مهم که باید روی آن تمرکز کرد انعکاس نظرات و پیشنهادات و حتی انتقادات کارکنان است. ایجاد پورتال سازمانی، ایجاد ایمیل سازمانی ویژه ارسال پیام‌های کارکنان به مدیرعاملان، معاونان و مدیران ارشد سازمان می‌تواند راهگشا و تاثیرگذار باشد. بدیهی است ارتباطات برون‌سازمانی یکی از مهم‌ترین اهداف یک سازمان است که از سوی روابط عمومی‌ها رقم می‌خورد. یکی دیگر از اقدامات ضروری و مهم هم که باید در روابط عمومی‌ها انجام شود شناسایی ذی‌نفعان است. این موضوع برای بهبود ارتباطات برون‌سازمانی بسیار بااهمیت است. از طرفی شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها هم باید لحاظ شود. روابط عمومی‌ها با انجام این فعالیت‌ها می‌توانند استراتژی‌های خود را در زمینه ارتباطات برون‌سازمانی تدوین کنند. آنها هدف خود را مشخص کرده و در جهت رسیدن به آن برنامه‌ریزی می‌کنند. وی افزود: رسالت و وظایف روابط عمومی‌ها در سازمان‌های مختلف فرق دارد و با توجه به آن، عملکرد متفاوتی هم دارند. مشتری روابط عمومی‌ها همه بخش‌های درون سازمانی و برون‌سازمانی هستند. روابط عمومی‌ها هم باید به دنبال ارائه خدمات و ایجاد ارتباط صحیح بین آنها باشند و باید نتیجه این خدمات مورد پایش و نظرسنجی قرار گیرد و براساس نتیجه آن اقدامات بعدی برنامه‌ریزی شود. ابزارهای مختلفی برای مشتری‌مداری وجود دارد که نظرسنجی از مهم‌ترین آنهاست که با شیوه‌های گوناگون قابل اجرا است؛ استفاده از وب‌سایت یا اپلیکیشن، تنظیم پرسشنامه و ارسال ایمیل از این موارد است. با توجه به رشد سریع فناوری‌های ارتباطی، سازماندهی و بروزرسانی روابط عمومی‌ها انکارناپذیر است. روابط عمومی‌ها باید خود را با آخرین فناوری در حوزه فعالیت‌شان روزآمد کنند. نقش سازمان‌ها در درک این موضوع بسیار بااهمیت است. مدیران ارشد یک سازمان باید درک صحیحی از وضعیت روابط عمومی و لزوم رشد داشته باشند که این موضوع در شرکت فولاد هرمزگان به‌خوبی اجرایی شده و همه مدیران ارشد سازمان با روابط عمومی کمال همکاری را دارند. درباره بکارگیری افراد در روابط عمومی‌ها، نباید افرادی که در این حوزه متخصص نیستند در رکن کار قرار گیرند. هرچند در برخی موارد شاهد هستیم مدیران با سطحی‌نگری و شناخت ناکافی از این حرفه افراد غیرمتخصص را در این پست قرار می‌دهند و نبود تخصص ضربه‌های جبران‌ناپذیری به ساختار روابط عمومی‌ها خواهد زد.

رضا صفریان / مدیر روابط عمومی فولاد هرمزگان