تحول سازمانی از نگاه فناوری اطلاعات

>علیرضا رضایی‌نسب*

به گزارش می متالز به نقل از عصر مس، بدون شک کسی نیست که از بروکراسی دست‌وپاگیر حاکم بر بسیاری از فرآیندهای اداری در کشور گلایه نداشته باشد. این بروکراسی به‌قدری فراگیر و عادی شده است که اگر در جایی، یک کار اداری کمتر از یک هفته انجام شود، باعث تعجب شده و با حیرت از آن یاد می‌شود.
با این مقدمه به نقش فناوری اطلاعات در اصلاح فرآیندها می‌پردازم و نشان خواهم داد چرا چاره‌ای جز پذیرفتن این ابزار توانمند برای حل بسیاری از مسائل نیست. چندی پیش در خبرها آمده بود در یکی از وزارتخانه‌ها بعد از تغییر و به‌روزرسانی یک نرم‌افزار مشخص شده به دلیل ضعف سامانه قبلی، یکی از کارکنان با آگاهی از این ضعف اقدام به اختلاس کرده و در فرصتی مغتنم بعد از اطلاع از افشا شدن حقیقت بلافاصله کشور را ترک کرده است.
فرآیندهای سنتی و با بروکراسی پیچیده در عصری که تغییر و تحولات پیرامون ما با سرعت بسیار زیاد در حال رخ دادن است، ما را از گردونه جهان حاضر خارج می‌کنند. مقایسه سرعت عصر حجری انجام فعالیت‌ها در سازمان‌های ما با همین همسایه‌های دور و بَرمان همه را دچار ناامیدی می‌کند. بسیاری از پرخاشگری‌ها نتیجه همین معطلی‌های زیاد در ایستگاه‌های کاری در سازمان‌هایی است که چه بخواهیم و چه نخواهیم بالاخره روزی سر و کارمان به آن‌ها خواهد افتاد. به احتمال زیاد همه ما می‌توانیم مثال‌های بی‌شماری از این دست را به خاطر بیاوریم.
برای راه‌اندازی سامانه‌های اطلاعاتی و اصلاح فرآیندها موانع زیادی وجود دارد، مقاومت در برابر تغییر همیشه وجود داشته است و انرژی زیادی از متولیان راه‌اندازی سامانه‌ها را صرف خود می‌کند.

از حق هم نباید گذشت که بسیاری از سازمان‌ها سعی در اصلاح فرآیندهای خود دارند و نمونه‌های موفق زیادی هم در این زمینه می‌توان نام برد؛ از جمله نقل‌وانتقال خودرو، تعویض پلاک، اخذ سند تک‌برگی املاک و نظایر این‌ها که البته هر کدام همچنان جای اصلاح و به‌روزرسانی داشته و دارند.
وقتی فرآیندهای یک سازمان اصلاح و با استفاده از فناوری‌های جدید به‌روز می‌شوند بدون شک رفتارها نیز تغییر می‌کند و به مدد سامانه‌های نظارتی از تخلفات نیز می‌توان پیشگیری کرد. کیست که نداد اگر درِ خانه‌ای باز باشد و نظارتی بر آن نباشد، سارق به سرقت تشویق می‌شود؟ وجود پیام هشدار دوربین مداربسته در یک مکان عمومی خودبه‌خود باعث اصلاح برخی رفتارهای ناپسند می‌شود. همه روزه در شهرهای بزرگ به مدد سامانه‌های مدیریت تصویری که در پشت آن‌ها نرم‌افزارهای پیچیده‌ای وجود دارد تعداد زیادی قبض جریمه برای خاطیان و ناقضان قوانین راهنمایی و رانندگی صادر می‌شود؛ بدون این سامانه‌ها نیاز به حضور صدها مامور بود که معلوم نبود آیا به‌درستی وظیفه خود را انجام می‌دهند یا خیر.
این روزها در شرکت ملی صنایع مس ایران سامانه‌های مدیریت تردد افراد و خودروها با استفاده از فناوری قرائت هوشمند پلاک و همچنین مدیریت خدمات حمل‌ونقل سبک و سنگین در حال راه‌اندازی است. قبل از آن هم پروژه‌های نظارت تصویری از سال‌ 87 به بعد انجام شد و دائماً در حال به‌روزرسانی و تکمیل بوده است. مجموعه سیستم‌های نصب‌شده با استفاده از فناوری‌های روز و با همکاری تمامی واحدهای مرتبط، بعد از پشت سر گذاشتن موانع و دشواری‌های بسیار، شرکت مس را به گواه ناظران بیرونی تبدیل به یکی از پیشگامان استفاده از فناوری‌های نو و سامانه‌های نرم‌افزاری در جهت بهبود فرآیندهای کاری کرده است.
سامانه‌های مدیریت حضور و غیاب، رستوران‌ها، بهداشت و درمان، هزینه‌های پزشکی، کارت‌های هوشمند پرسنلی چند منظوره با قابلیت‌های متعدد، انبارگردانی مکانیزه با استفاده از بارکد و کامپیوترهای دستی، این‌ها نمونه‌هایی از اقداماتی است که هر کدام باعث اصلاح و بهبود فرآیندهای جاری سازمان شده و کاهش هزینه‌های زیادی را به دنبال داشته است.
اصلاح فرآیند زنجیره تامین با مشارکت تمامی واحدهای مرتبط نظیر برنامه‌ریزی نگهداشت و تعمیرات، انبارها و سفارشات، بازرگانی، فاوا و همچنین با حضور مشاوران کار بلد در این زمینه با جدیت دنبال می‌شود و تا به امروز دستاوردهای مهمی به همراه داشته است که می‌تواند باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش راندمان کاری تجهیزات و ماشین‌آلات تولیدی شود. تمامی تلاش‌های انجام شده تاکنون بدون به‌کارگیری نرم‌افزار مناسب با رویه‌های بازتعریف شده و به روز، بی‌نتیجه خواهد ماند.
این همه گوشه‌ای از فعالیت‌های انجام شده است که تاثیرات زیادی در فرهنگ‌سازی و نهادینه کردن انجام درست کارها خواهد داشت. اما هنوز راه زیادی در پیش است و امیدهای زیادی برای به‌کارگیری سامانه‌های جامع اطلاعاتی وجود دارد. این مهم محقق نمی‌شود مگر عزم جدی متولیان امر در تمامی واحدهای مرتبط و حمایت مدیران ارشد از این اصلاحات حتی اگر با دشواری بسیار همراه باشد.

* مدیر گروه فاوای شرکت ملی صنایع مس ایران