معرفی واحد کنترل موجودی و سفارشات عمومی

به گزارش می متالز، این واحد طبق ساختار سازمانی متشکل از 5 کارشناس و 3 کاردان می‌باشد که رییس واحد به فراخور گروه‌های کالا، این اقلام را بین کارشناسان کالا تقسیم بندی می‌کند. این گروه‌ها از کد 03 شروع می‌شوند، تا کد99 ادامه دارند. از جمله اقلام و کالاها می‌توان به ماشین‌های اداری و قطعات یدکی آنها، نوشت افزار، لوازم ایمنی و آتش نشانی، شیمیایی و مواد روان کار (روغن و گریس) و رنگ‌ها، مواد افزودنی و مصرفی فولادسازی، مواد نسوز، لوله‌های غیر فلزی و اتصالات آنها، شیرها، ابزارها، اقلام عمومی برقی، لوله‌های فلزی و میله‌های قطعه سازی آلیاژی، مصالح ساختمانی و سازه و... اشاره نمود.

کنترل موجودی کالا، فن نگهداری موجودی کالا در سطح مطلوب است. معمولا ًدر سازمان‌ها و شرکت‌های تولیدی، به دلیل وجود مواد اولیه و قطعات و موجودی‌های در جریان، نقش کنترل موجودی مشهودتر است. در سازمان‌های بازرگانی و صنعتی نیز کنترل موجودی نقش مهمی دارد. زیرا محصول ارائه شده نیازمند مدیریت است. کنترل موجودی را می‌توان چنین تعریف کرد:

جریانی است که ضمانت می‌کند اقلام و موجودی انبارها با در نظر گرفتن زمان، مکان، تعداد، کیفیت و هزینه برای واحدهای متقاضی به موقع تامین شود. هدف اصلی ایجاد این قسمت، بهینه‌سازی سفارشات با صرفه‌جویی اقتصادی است و به طور کلی می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:

• تامین به موقع، به اندازه و با قیمت مناسب کالاهای مورد نیاز
• صرفه‌جویی در مصرف منابع مالی و اقتصادی
• توزیع به موقع کالاها به مقدار و مشخصات معین بین واحدهای درخواست کننده
• کنترل گردش کالاها به منظور تضمین عمر انبار یا تاریخ انقضای مصرف آن

در واحد سفارشات، فرآیند مدیریت کنترل موجودی به نحوی انجام می‌گیرد که اقلام وارده به انبار از حداکثر سقف موجودی تعیین شده فراتر نرود یا از حداکثر فضای مجاز اختصاص یافته برای انبار بیشتر نشود. کنترل موجودی در انبار با توجه به سیستم موجود بنا به تجربه و تشخیص کارشناس کالابا همکاری مسئولان انبارها  به یکی از روش‌های ذیل انجام می‌گیرد:

• کنترل دستی و از طریق کارتکس و موجودی فیزیکی به صورت روزانه یا ادواری
• کنترل سیستمی و از طریق اخذ گزارشات موجودی به صورت روزانه یا ادواری از طریق نرم افزار مکانیزه انبار و مقایسه با پارامترهای کنترل موجودی از سوی انباردار
• کنترل سیستمی و اتوماتیک از سوی سیستم انبار با تعریف پارامترهای کنترل موجودی در سیستم نرم افزاری انبار

برخی از شرح وظایف واحد کنترل موجودی و سفارشات عمومی

• بررسی تقاضاهای واصله از واحدهای مختلف پیرامون اقلام و کالاهای عمومی درخواستی و تائید آن کالاها
• کنترل موجودی و بررسی نیازهای مصرف کنندگان کالاهای عمومی و مصارف مشخص شده آنها
• اعلام کالاهای زیر نقطه سفارش به مامور خرید از طریق سیستم مکانیزه شرکت «صدور پیشنهاد خرید (کد 01)»
• بررسی و تایید خریدهای اضطراری و تنخواه
• بررسی پیشنهاد فنی کالاها در صورت نیاز اخذ تاییدیه از واحد بهره‌بردار
• تغییر و یا اصلاح شرح و یا سایر مشخصات کالا در سیستم مکانیزه شرکت
• ارائه پیشنهاد تغییر در سیستم، در جهت یکپارچگی یا تغییر روش تجزیه و تحلیل موجودی

فواید سیستم کنترل‌ موجودی و سفارشات عمومی

مزیت اصلی واحد سفارشات برای شرکت کنترل هزینه‌هاست. اگر مزیت این واحد را با شرکت‌های هم رده مقایسه کنیم متوجه می‌شوید که درصد کالاهای راکد در قسمت سفارشات عمومی سال قبل در شرکت فولاد خوزستان تقریبا 6 درصد بوده که این به خودی خود مزیت بزرگی به شمار می‌رود. استقرار یک سیستم کنترل ‌موجودی برای شرکت، فایده‌های زیر را به ارمغان خواهد آورد.

منظم شدن عملیات: از طریق سیستم کنترل ‌موجودی، تامین و توزیع کالاهای مورد نیاز قسمت‌های مختلف شرکت مطابق برنامه‌ای منظم انجام خواهد شد. به طوری که در کار آن‌ها رکود و وقفه‌ای رخ نخواهد داد.

ایجاد صرفه‌جویی در خرید: از آنجا که سفارش برای خرید کالاهای مورد نیاز، به صورت انبوه خواهد بود، شرایط توزیع آسان‌تر و استفاده از تخفیف‌ها بیشتر خواهد شد. در نتیجه، قیمت واحد کالاها کاهش می‌یابد و هزینه‌های حمل نیز کمتر می‌شود.

منظم شدن روند تهیه کالاها: مجموعه‌ای از عوامل مانند: تاخیر در حمل، کالاهای معیوب یا ناقص، ورشکستگی فروشندگان عمده و… باعث می‌شود که تهیه کالاها با تاخیر و مشکلات دیگر توام شود. سیستم کنترل ‌موجودی باعث می‌شود که موجودی کالاها در سطح مناسبی باشد تا مشکل کمبود کالا و مشکلات جانبی آن رخ ندهد.

کنترل نوسانات تقاضا: هنگامی که نوساناتی برای کالاهای مورد تقاضای شرکت وجود دارد، موجودی کالاها در انبار می‌تواند مقدار تفاضای بیشتری را جذب کند. در واقع، موجودی کالاها در انبار، پاسخگوی تقاضای اضافی خواهد بود.

کارشناسان کالا، با توجه به حوزه کاری، موجودی کالاها را بررسی می‌کنند و آمار دقیق آن را مد نظر می‌دهند تا در یک حد مشخص باقی بمانند.

از دیگر وظایف کارشناسان این قسمت می‌توان به سهمیه‌بندی کالاها براساس مصرف، صدور پیشنهاد خرید بر مبنای مدل‌های کنترل موجودی معمول، تایید موجود نیست کالا (فرم خرید تنخواه) برای درخواست‌های اضطراری و درخواست‌های مستقیم، تهیه گزارشات کنترل موجودی و پایش سفارشات و نظارت بر نرخ مصرف، آزاد کردن کالا به منظور مصرف واحدها، کنترل مصرف مراکز هزینه، تکمیل اطلاعات مربوط به نحوه نگهداری کالا در انبار و دادن کد به کالاهایی که آزمایش‌پذیر هستند؛ از رده خارج کردن کالاهای مصرف نشده طی 5 سال اعلام کالاهای بی‌مصرف، تبدیل مدل کالاها به پرمصرف و کم مصرف و بالعکس در شناسنامه کالا، تعیین نوع بسته‌بندی کالا با هماهنگی انبار و متقاضی و تکمیل شرح کالا به صورت دیتای فنی و دیتای معمول در شناسنامه کالا، بوجود آوردن آرشیو مستندات در قسمت شناسنامه کالا‌، تایید یا عدم تایید نمونه کالا یا پیشنهاد فنی ارائه شده توسط اداره خرید اشاره نمود.

گفتنی است، با وجود تحریم‌های ظالمانه آمریکا و با راهکارهایی که در روند اجرای کنترل کالا و سفارشات عمومی صورت گرفته، در سال‌های اخیر خللی در موجودی‌ها بوجود نیامده است.

این واحد با برگزاری برنامه‌های آموزشی، سعی در بالا بردن دانش فنی افراد و نیروهای متخصص نموده است تا خدمات متمایزی را ارائه دهد؛ همچنین با برنامه‌ریزی دقیق‌تر، از طریق شناخت حوزه‌های نوآوری در کشور و ارتباط با شرکت‌های دانش بنیان، زمینه تامین محصولات در داخل کشور را فراهم نماید و یک قسمت پیشرو برای کل کشور باشد.

با توجه به شیوع ویروس کرونا و جلوگیری از تردد کارکنان، تدابیری با همکاری مدیریت برنامه‌ریزی و پشتبانی خرید و فناوری و اطلاعات جهت سیستمی شدن روند اجرای درخواست‌ها صورت گرفته است که در حال نهایی نمودن این مهم می‌باشیم. مکانیزه نمودن درخواست‌های تنخواه، خرید مستقیم و صرفه‌جویی در مصرف زیاد کاغذ از مزایای این اقدام می‌باشد. این واحد در نظر دارد با یکپارچه و به روز نمودن سیستم در جهت کنترل هزینه‌های پایانی در انبارداری به شرکت کمک بسیار زیادی نماید.