نقش، کارکرد و مزایای مدیریت هوشمند اسناد در صنعت بیمه (ساماش)

‌می‌متالز - رئیس مرکز فاوای بیمه دانا، جزئیات حذف گردش اسناد فیزیکی و چگونگی راه اندازی سامانه هوشمند مدیریت اسناد شعب این شرکت"ساماش" را تشریح کرد.

به گزارش می‌متالز، مهدیه نعیم حسنی در گفتگویی اظهار داشت: سال‌هاست که اسناد فیزیکی (کاغذی) در فرآیند‌های بیمه‌ای نقشی مهم را ایفا می‌کند. همین اهمیت باعث شده تا امکان حذف فیزیک این اسناد براحتی امکان پذیر نباشد. با توجه به اینکه تلاش‌هایی در جهت حذف فیزیک برخی از اسناد شروع شده، ولی نبایستی از مدیریت و گردش اسناد مذکور غافل شد، ضمن اینکه حتی در صورت حذف فیزیک این اسناد، اطلاعات و محتوی آن‌ها هم چنان برای فرآیند‌های بیمه ضروری بوده و نیاز به مدیریت و گردش به صورت الکترونیک خواهند داشت.

وی افزود: از معایب نگهداری سنتی اسناد فیزیکی می‌توان به از بین رفتن اسناد فیزیکی با گذشت زمان، عدم دسترسی سریع و لحظه‌ای به اسناد، سختی ایجاد امنیت و محرمانگی، عدم امکان اشتراک‌گذاری اسناد، و امکان انتقال آلودگی از طریق لمس اسناد اشاره کرد.

رئیس مرکز فاوای بیمه دانا تاکید کرد: با عنایت به مطالب فوق و در راستای حذف گردش اسناد فیزیکی و نگهداری نسخه الکترونیک اسناد، بر این شدیم تا با بهره‌گیری از هوش مصنوعی و با هدف الکترونیکی نمودن فرآیند گردش اسناد، آرشیو الکترونیک مستندات و شناسایی و دسته بندی هوشمند اسناد، سامانه‌ای جهت مدیریت هوشمند اسناد در صنعت بیمه راه اندازی نماییم که پروژه ساماش از اوایل سال ۹۹ کلید خورد و در انتهای سال در شعبه یک مرکزی پایلوت گردید.

نعیم حسنی یادآور شد: فاز اول سامانه ساماش برای خسارت درمان در نظر گرفته شده و در فاز‌های بعدی جهت خسارت اتومبیل و ... راه اندازی خواهد شد.

وی در پایان سخنان خود، ویژگی‌های این سامانه را به شرح زیر اعلام کرد:

حذف گردش اسناد کاغذی و جلوگیری از انتقال آلودگی احتمالی اسناد به همکاران
امکان به اشتراک گذاری منابع، به این معنا که سازمان می‌تواند از منابع خود مثل محاسب و پزشک بدون محدودیت فیزیکی استفاده نماید
فراهم شدن امکان دور کاری
دسترسی به مستندات آرشیو شده در لحظه توسط شعبه و واحد‌های نظارتی
امکان دسته بندی و شناسایی هوشمند اسناد
یکی شدن فرایند‌های پذیرش، محاسبه و ... در تمامی شعب شرکت و امکان اعمال سیاست‌های مورد نظر سازمان برروی نحوه گردش اسناد و جلوگیری از اعمال سلایق در فرایند‌ها
آماده شدن زیرساخت جهت حذف فیزیک و اسناد (تأمین اجتماعی / پرونده بیمارستانی و سپاس)
حذف فرایند جابجایی فیزیکی مستندات حجیم و حذف اسناد فیزیکی از روی میز پرسنل
از بین رفتن مشکلات مفقود شدن اسناد در حین جابجایی
ثبت سیستمی اطلاعات مربوط به محاسب و پزشک به صورت الکترونیک در پرونده‌ها
امکان نظارت لحظه به لحظه توسط مسئول شعبه در خصوص حجم و کیفیت کار پرسنل
الکترونیکی شدن فرایند رفع نقص مدارک
اطلاع بیمه شده و بیمه گذار از آخرین وضعیت رسیدگی به پرونده توسط شرکت بیمه