ماموریت، وظایف و تحولات نوین روابط عمومی

‌می‌متالز - یادداشت «مهدی نجفی» کارشناس روابط عمومی: این یادداشت، ضمن بررسی مأموریت‌های بنیادین روابط عمومی، وظایف این حوزه، تحولات نوین و تفاوت‌های ایران و جهان را تحلیل می‌کند.

مأموریت روابط عمومی

روابط عمومی، پلی میان سازمان و جامعه است که با ایجاد اعتماد، اعتباربخشی و اطمینان‌آفرینی، زمینه‌ساز ارتباط مؤثر و ماندگار می‌شود.

این مأموریت‌ها شامل موارد زیر هستند:

۱. اعتمادسازی (Trust Building): سازمان‌ها با بهره‌گیری از ارتباطات شفاف و صادقانه، اعتماد ذی‌نفعان را جلب می‌کنند. این فرآیند با استفاده از ابزار‌های ارتباطی مدرن، مدیریت انتظارات و جلوگیری از شکاف میان وعده‌ها و عملکرد محقق می‌شود.

۲. کسب اعتبار (Credibility Establishment): تولید محتوای علمی، کارشناسی و مبتنی بر شواهد، جایگاه سازمان را به‌ عنوان مرجع معتبر در حوزه فعالیت خود تقویت می‌کند. پایبندی به ارزش‌های اخلاقی و مسوولیت‌پذیری اجتماعی نیز در این مسیر مؤثر است.

۳. اطمینان‌بخشی به مخاطبان (Audience Confidence): ارائه اطلاعات دقیق، شفاف و به‌ موقع، حس امنیت و اطمینان را در مخاطبان تقویت می‌کند. همچنین، پاسخگویی فعال به نگرانی‌ها و تبدیل تهدید‌ها به فرصت‌های ارتباطی از دیگر اقدامات کلیدی روابط عمومی است.

وظایف روابط عمومی

روابط عمومی به دو بخش اصلی تقسیم می‌شود: وظایف درون‌سازمانی و برون‌سازمانی. این وظایف علاوه بر نقش ارتباطی، به یکپارچگی سازمان و تعامل مؤثر با جامعه کمک می‌کنند.

الف) وظایف درون‌سازمانی:

۱. همسوسازی کارکنان با مأموریت سازمان:

الف) انتشار اخبار و دستاورد‌های داخلی از طریق خبرنامه‌ها، جلسات توجیهی و شبکه‌های ارتباطی داخلی.

ب) تقویت فرهنگ سازمانی بر پایه ارزش‌های مشترک و مأموریت محوری.

۲. مدیریت بحران‌های داخلی:

الف) طراحی برنامه‌های ارتباطی برای کنترل شایعات، کاهش تنش‌ها و حفظ انسجام تیمی.

ب) آموزش کارکنان در حوزه ارتباطات حرفه‌ای و اصول گفت‌وگوی اثربخش.

۳. تقویت مشارکت کارکنان:

الف) ایجاد کانال‌های باز برای دریافت بازخورد‌ها و پیشنهادات کارکنان.

ب) ترغیب کارکنان به نقش‌آفرینی به‌ عنوان سفیران برند سازمان.

ب) وظایف برون‌سازمانی:

۱. مدیریت روابط با رسانه‌ها و افکار عمومی:

الف) تولید محتوای هدفمند برای رسانه‌ها و مدیریت ارتباط با خبرنگاران و تأثیرگذاران.

ب) پایش مستمر اخبار و تحلیل واکنش‌های عمومی برای اصلاح استراتژی‌های ارتباطی.

۲. تعامل با جامعه و ذی‌نفعان خارجی:

الف) برگزاری کمپین‌های مسوولیت اجتماعی (CSR) و مشارکت در رویداد‌های جامعه‌محور.

ب) ایجاد و تقویت روابط بلندمدت با نهاد‌های حاکمیتی، شرکت‌ها و سازمان‌های مرتبط.

۳. حفاظت از اعتبار سازمان:

الف) پاسخگویی سریع و حرفه‌ای به بحران‌های رسانه‌ای با رویکرد شفافیت و پذیرش مسوولیت.

ب) بهره‌گیری از ابزار‌های دیجیتال مانند شبکه‌های اجتماعی و وب‌سایت برای انتقال پیام‌های مثبت و اصلاح تصورات نادرست.

تحولات نوین روابط عمومی

با توسعه فناوری، روابط عمومی نیز از شکل سنتی خود فاصله گرفته و به سمت ابزار‌های نوین حرکت کرده است.

برخی از تغییرات مهم شامل موارد زیر هستند:

الف) استفاده از هوش مصنوعی و تحلیل داده‌ها: سازمان‌ها با بهره‌گیری از الگوریتم‌های پیشرفته، رفتار مخاطبان را تحلیل کرده و پیام‌های شخصی‌سازی‌شده ارائه می‌دهند.

ب) رسانه‌های اجتماعی و ارتباطات تعاملی: پلتفرم‌های دیجیتال به بستری برای تعامل مستقیم با مخاطبان تبدیل شده‌اند که امکان مدیریت بحران و اطلاع‌رسانی سریع را فراهم می‌کنند.

ج) روابط عمومی دیجیتال: وب‌سایت‌ها، پلتفرم‌های آنلاین و کمپین‌های دیجیتال جایگزین روش‌های سنتی شده‌اند و ارتباطات گسترده‌تر و سریع‌تر را امکان‌پذیر می‌کنند.

مقایسه روابط عمومی در ایران و جهان

روابط عمومی در ایران، با وجود پیشرفت‌های قابل‌توجه، همچنان با چالش‌هایی مواجه است.

برخی تفاوت‌های کلیدی میان ایران و کشور‌های پیشرو در این حوزه به شرح زیر هستند:

الف) استفاده از فناوری: در حال رشد، اما با محدودیت‌های زیرساختی (ایران)، بهره‌گیری گسترده از هوش مصنوعی و داده‌کاوی (کشورهای پیشرو)؛

ب) تعامل با رسانه‌ها: وابستگی به رسانه‌های سنتی (ایران)، استفاده از رسانه‌های دیجیتال و شبکه‌های اجتماعی (کشورهای پیشرو)؛

ج) مدیریت بحران: واکنش‌های کند و محدود (ایران)، پاسخگویی سریع و شفاف (کشورهای پیشرو)؛

د) شفافیت و اعتمادسازی: چالش در جلب اعتماد عمومی (ایران)، تمرکز بر شفافیت و ارتباطات دوسویه (کشورهای پیشرو).

جمع‌بندی نهایی

روابط عمومی نه‌ تنها مأموریت اعتمادسازی، اعتباربخشی و اطمینان‌آفرینی را بر عهده دارد، بلکه با اجرای وظایف درون‌سازمانی و برون‌سازمانی، تصویر مثبت و قابل اعتمادی از سازمان ارائه می‌دهد. با تحولات نوین و دیجیتالی شدن روابط عمومی، ایران باید از تجربیات کشور‌های پیشرو بهره گیرد و روش‌های سنتی را با فناوری‌های جدید تلفیق کند.